Una base de datos es como un almacén en el que se guarda y organiza diferente tipo de información, pero en el computador. Las bases de datos permiten a sus usuarios acceder, registrar y analizar datos de una manera rápida y sencilla. Son tan útiles que es muy probable que te hayas topado con ellas a diario.
¿Para qué sirve una base de datos?
Puede que no sea sencillo darse cuenta de la gran utilidad que tienen las bases de datos, pero puede que al ver cómo la usan las personas, encuentres una gran oportunidad para tus propios intereses.
Todas las bases de datos, desde las más sencillas hasta las más complejas, están compuestas por listas de información.
Imagina que eres el propietario de una pequeña pastelería y quieres tener una base de datos de todas las tortas que sabes hacer y de los clientes a quienes les gustan. Sencillo, porque la base de datos solo necesitaría la lista de clientes y la lista de tortas.
Imagina que eres el propietario de una pequeña pastelería y quieres tener una base de datos de todas las tortas que sabes hacer y de los clientes a quienes les gustan. Sencillo, porque la base de datos solo necesitaría la lista de clientes y la lista de tortas.
Sin embargo, en caso de que fueras un pastelero profesional, con un nivel de producción mayor y empleados a tu servicio, probablemente necesites mantener control de algunos otros aspectos y debas elaborar la lista de clientes, la lista de pedidos, la lista de ventas, la lista de ingredientes, la lista de precios y algunas otras..
Las listas en Access 2010 son un poco más complejas que las que hacemos en una hoja de papel, ya que las listas se organizan en tablas que permiten almacenar información incluso más detallada. En la tabla de abajo, verás que la lista de clientes en Access 2010 se ha mejorado e incluye más datos acerca de los clientes de la pastelería.
Si has usado los programas de office, Access tal vez te recuerde mucho a Excel, ya que los datos se organizan de una manera parecida. De hecho, podrías crear tablas en Excel de una manera similar a como se hacen en Access.
¿Por qué usar bases de datos?
Si una base de datos está compuesta por listas y
tablas, similares a las que se hacen en excel, ¿Por qué no usar excel para
crear bases de datos? Bueno, existen un par de diferencias importantes
La primera diferencia consiste en que Access es mucho mejor analizando y organizando datos no numéricos, como nombres o descripciones, algo en lo que Excel se ha especializado, pero con los números.
Sin embargo, lo que realmente separa a estos dos programas es la capacidad de relacionar los datos almacenados en ellos.
Sin embargo, lo que realmente separa a estos dos programas es la capacidad de relacionar los datos almacenados en ellos.
Relacionar bases de datos
La capacidad de relacionar bases de datos consiste en entender cómo los elementos registrados en las listas se conectan unos con los otros. Para comprender mucho mejor este concepto, volvamos al ejemplo de la pequeña pastelería con la lista de clientes y la de tortas. Imagina que decides crear una tercera lista en la que aparezca el tipo de torta que prefiere cada cliente (de esta forma no te equivocarás con los pedidos).
¿Viste cómo la lista de "Pedidos" contiene elementos de las dos listas anteriores? Una base de datos es capaz de entender que las palabras "Karla" y "Nueces", de la lista de pedidos, corresponden a la misma "Karla" de la lista de clientes y a la misma torta de "Nueces" en la lista de productos. Una relación fácil de comprender para nosotros, pero no para un libro de Excel.
Elementos u objetos de Access
Las bases de datos en Access se componen de
cuatro elementos objetos fundamentales: las tablas, los formularios, las
consultas y los reportes. Aquí te mostraremos en qué consiste cada uno de ellos.
Las tablas
Access registra y organiza los datos en tablas similares a las que elaboramos en Excel, por lo que son el corazón o núcleo de la información que existe en una base de datos; sin ellas sería imposible que funcionen correctamente.
Como ya lo habíamos mencionado, las tablas están compuestas por filas y columnas. Una fila es una seguidilla horizontal de celdas y una columna es una seguidilla vertical.
En Access, a cada columna se le llamacampo. Los campos son una manera de organizar los datos por el tipo de información que contienen.
Por ejemplo, en el campo "Nombre" siempre habrán celdas con nombres de personas, en el campo "correo electrónico" las celdas tendrán direcciones de e-mail, etc.
Por ejemplo, en el campo "Nombre" siempre habrán celdas con nombres de personas, en el campo "correo electrónico" las celdas tendrán direcciones de e-mail, etc.
Las filas en Access son denominadasregistros. Cada registro corresponde a la información completa de un elemento.
De este modo, cada celda en una fila es parte de la información del mismo registro. Por ejemplo, si tenemos la tabla "clientes" cada fila tendrá los datos de un cliente específico: su nombre, correo electrónico, dirección, teléfono, etc (cada uno en una celda diferente).
De este modo, cada celda en una fila es parte de la información del mismo registro. Por ejemplo, si tenemos la tabla "clientes" cada fila tendrá los datos de un cliente específico: su nombre, correo electrónico, dirección, teléfono, etc (cada uno en una celda diferente).
Verás que cada registro aparece enumerado en el campo ID. Este corresponde al número de identificación de cada registro y no podrá cambiarse. Para eliminar un número ID, es necesario eliminar todo el registro.
Formularios - Consultas - Reportes
Aunque las tablas almacenan todos tus datos, únicamente los tres objetos restantes de Access te permiten trabajar con ellos. Los formularios, las consultas y los reportes son la forma de interactuar con la base de datos.
Los Formularios
Los formularios se emplean para ingresar, modificar y revisar la información de algún registro. Muy probablemente hayas tenido que llenar un formulario alguna vez, como cuando aplicas para un trabajo o cuando te registras en el médico... ah y también cuando abres una cuenta de correo electrónico en internet.
La razón por la que los formularios se usan de manera tan frecuente es porque son una forma sencilla de guiar a las personas en registrar su información correctamente.
Cuando ingresas información en Access usando un formulario, los datos van exactamente al lugar de la base de datos que quieres, en una o más tablas si así lo necesitas.
Cuando ingresas información en Access usando un formulario, los datos van exactamente al lugar de la base de datos que quieres, en una o más tablas si así lo necesitas.
Con Access puedes diseñar tus propios formularios que te facilitarán la manera en la que ingresas la información a la base de datos.
Puedes incluir campos de una o varias tablas y hasta configurar algunas restricciones para asegurarte de que los datos sean ingresados en el formato correcto.
Puedes incluir campos de una o varias tablas y hasta configurar algunas restricciones para asegurarte de que los datos sean ingresados en el formato correcto.
Las Consultas
Son una manera de recopilar la información de una o varias tablas. Es como hacer una pregunta específica a la base de datos. Sin embargo, no se usan para preguntas simples como: cuál es la dirección de determinado cliente; las consultas resuelven preguntas complejas como: cuáles son los correos electrónicos de los clientes que han comprado tortas en el último mes.
Por lo tanto, una consulta bien diseñada es capaz de mostrarte información que no podrías encontrar fácilmente en una tabla y que te evita buscar tabla por tabla.
Al crear una consulta, es necesario definir los criterios específcos de búsqueda para que aparezca exactamente la información que necesitas en el momento.
Al crear una consulta, es necesario definir los criterios específcos de búsqueda para que aparezca exactamente la información que necesitas en el momento.
Los Reportes
Son muy úliles porque permiten presentar tus datos en un formato que es fácil de leer. Incluso, puedes personalizar la apariencia de los reportes para que sean visualmente agradables y así imprimirlos para una junta o reunión. En Access puedes crear reportes de tablas o consultas.
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