¿Qué es una hoja de propiedades?

En Microsoft Access se utilizan las propiedades para determinar las características de las tablas, consultas, campos, formularios e informes. Cada control de un formulario o informe tiene también propiedades. Las propiedades del control determinan su estructura, aspecto y comportamiento, así como las características del texto o los datos que contiene. Las propiedades se establecen mediante la hoja de propiedades.

Acerca de las relaciones de una base de datos

Una vez creadas tablas diferentes para cada tema de la base de datos, necesita una forma de indicarle a Microsoft Access cómo debe volver a combinar esa información. El primer paso de este proceso es definir relaciones entre las tablas. Una vez realizada esta operación, puede crear consultas, formularios e informes para mostrar información de varias tablas a la vez.
Una relación hace coincidir los datos de los campos clave (normalmente un campo con el mismo nombre en ambas tablas). En la mayoría de los casos, estos campos coincidentes son la clave principal de una tabla, que proporciona un identificador único para cada registro, y una clave externa de la otra tabla.

Relación uno a varios

La relación uno a varios es el tipo de relación más común. En este tipo de relación, un registro de la Tabla A puede tener muchos registros coincidentes en la Tabla B, pero un registro de la Tabla B sólo tiene un registro coincidente en la Tabla A.

Relación varios a varios

¿En una relación varios a varios, un registro de la Tabla A puede tener muchos registros coincidentes en la Tabla B y viceversa. Este tipo de relación sólo es posible si se define una tercera tabla (denominada tabla de unión) cuya clave principal consta de al menos dos campos: las claves externas de las Tablas A y B.

Relación uno a uno

En una relación uno a uno, cada registro de la Tabla A sólo puede tener un registro coincidente en la Tabla B y viceversa. Este tipo de relación no es habitual, debido a que la mayoría de la información relacionada de esta forma estaría en una sola tabla.

Definir relaciones

Para definir una relación, es necesario agregar a la ventana Relaciones las tablas que se desea relacionar y, a continuación, arrastrar el campo clave de una tabla y colocarlo en el campo clave de la otra tabla.

El tipo de relación que crea Microsoft Access depende de cómo están definidos los campos relacionados.

Se crea una relación uno a varios si uno de los campos relacionados es una clave principal o tiene un índice único.
Se crea una relación uno a uno si ambos campos relacionados son claves principales o tienen índices únicos.
Una relación varios a varios es, en realidad, dos relaciones uno a varios con una tercera tabla cuya clave principal consta de dos campos: las claves externas de las otras dos tablas.

Imprimir la ventana Relaciones

En una base de datos de Microsoft Access, puede utilizar el asistente para imprimir relaciones con el fin de crear un informe que muestre las relaciones según aparecen en la ventana Relaciones.

1. Abra la base de datos de Access cuyas relaciones desea imprimir.
2. En el menú Herramientas, haga clic en Relaciones para abrir la ventana Relaciones.
3. En el menú Archivo, haga clic en Imprimir relaciones.

¿Qué es la integridad referencial?

La integridad referencial es un sistema de reglas que utiliza Microsoft Access para garantizar que las relaciones entre los registros de tablas relacionadas son válidas y que no se eliminan ni modifican accidentalmente datos relacionados. Puede establecer la integridad referencial cuando se cumplen todas las condiciones siguientes:

El campo coincidente de la tabla principal es una clave principal o tiene un índice único.
Los campos relacionados tienen el mismo tipo de datos. Existen dos excepciones: un campo Autonumérico puede estar relacionado con un campo Numérico con la propiedad Tamaño del campo establecida a Entero largo, y un campo Autonumérico con la propiedad Tamaño del campo establecida a Id. de réplica puede estar relacionado con un campo Numérico con la propiedad Tamaño del campo establecida a Id. de réplica.
Ambas tablas pertenecen a la misma base de datos de Microsoft Access.

Cuando se exige la integridad referencial, deben observarse las reglas siguientes:

• No puede introducir un valor en el campo de clave externa de la tabla relacionada que no exista en la clave principal de la tabla principal.
• No puede eliminar un registro de una tabla principal si existen registros coincidentes en una tabla relacionada.
• No puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si ese registro tiene registros relacionados.

Si desea que Microsoft Access exija esas reglas para una relación, seleccione la casilla de verificación Exigir integridad referencial al crear la relación. Si se exige la integridad referencial e infringe una de las reglas con las tablas relacionadas, Microsoft Access muestra un mensaje y no permite el cambio.
Puede anular las restricciones sobre la eliminación o la modificación de registros relacionados y aún así conservar la integridad referencial mediante la activación de las casillas de verificación Actualizar en cascada los campos relacionados y Eliminar en cascada los registros relacionados. Cuando la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos relacionados está activada, el cambio de un valor de clave principal en la tabla principal actualiza automáticamente el valor coincidente en todos los registros relacionados. Cuando la casilla de verificación Eliminar en cascada los registros relacionados está activada, la eliminación de un registro en la tabla principal elimina todos los registros relacionados en la tabla relacionada.

¿Qué es una consulta de parámetros y cuándo se usa?

Una consulta de parámetros es una consulta que, cuando se ejecuta, muestra su propio cuadro de diálogo que solicita información, como por ejemplo criterios para recuperar registros o un valor que desea insertar en un campo. Puede diseñar la consulta para que solicite más de un dato; por ejemplo, puede diseñarla para que solicite dos fechas.

Crear una consulta de parámetros

Una consulta de parámetros muestra uno o más cuadros de diálogo predefinidos que le solicitarán el valor del parámetro (criterio). También puede crear un cuadro de diálogo personalizado que solicite los parámetros de la consulta.

• Cree una consulta de selección o de referencias cruzadas.
• En la vista Diseño de la consulta, arrastre los campos desde la lista de campos de la consulta a la cuadrícula de diseño de la consulta.
• En la celda Criterios, para cada campo que desee utilizar como parámetro, escriba el texto a solicitar entre corchetes. Microsoft Access mostrará este texto cuando se ejecute la consulta.

¿Qué es una consulta de acción y cuándo se usa?

Una consulta de acción es una consulta que realiza cambios a muchos registros en una sola operación. Existen cuatro tipos de consultas de acción: de eliminación, de actualización, de datos anexados y de creación de tabla.

Consulta de eliminación

Elimina un grupo de registros de una o más tablas. Por ejemplo, puede utilizar una consulta de eliminación para quitar productos que ya no se fabrican o de los que no hay pedidos. Con las consultas de eliminación, siempre se eliminan registros enteros, no sólo campos seleccionados dentro de los registros.

Consulta de actualización

Realiza cambios globales a un grupo de registros de una o más tablas. Por ejemplo, puede aumentar los precios un 10 por ciento para todos los productos lácteos o bien puede aumentar los sueldos un 5 por ciento al personal de una determinada categoría. Con una consulta de actualización, puede cambiar los datos de las tablas existentes.

Consulta de datos anexados

Agrega un grupo de registros de una o más tablas al final de una o más tablas. Por ejemplo, supongamos que consigue nuevos clientes y una base de datos que contiene una tabla con información acerca de estos clientes. Para evitar tener que escribir toda esta información, desea anexarla a la tabla Clientes. Las consultas de datos anexados también son útiles para:

Anexar campos basados en criterios. Por ejemplo, es posible que desee anexar sólo los nombres y las direcciones de los clientes con pedidos de un tamaño considerable.
Anexar registros cuando algunos de los campos de una tabla no existe en la otra tabla. Una consulta de datos anexados anexará los datos de los campos coincidentes e ignorará el resto.

Consulta de creación de tabla

Crea una tabla nueva a partir de todos o de parte de los datos de una o más tablas. Las consultas de creación de tabla son útiles para:

• Crear una tabla para exportar a otras bases de datos de Microsoft Access.
• Crear informes que muestren datos de un determinado momento en el tiempo.
• Realizar una copia de seguridad de una tabla.
• Crear una tabla histórica que contenga registros antiguos. Por ejemplo, puede crear una tabla que almacene todos los pedidos antiguos antes de eliminarlos de la tabla Pedidos actual.

Informes

Su misión es parecida a la de los formularios, con la diferencia de que están orientados a producir informes impresos y no en pantalla. Puesto que su misión es presentar datos, por tanto no se pueden utilizar los informes para modificar los datos. Esta es la principal diferencia entre los informes y los formularios

Tipos de informe: Columna simple, grupos/totales, resumen, tabular, automático y etiquetas postales.

Crear un informe

Puede crear un informe usted mismo o hacer que Microsoft Access cree un informe automáticamente mediante un Asistente para Informes. Un asistente para informes acelera el proceso para crear un informe ya que hace todo el trabajo básico en su lugar. Cuando usa un asistente para informes, éste le pide información y crea un informe basado en sus respuestas.

• En la ventana Base de datos, haga clic en la ficha Informes.
• Haga clic en Nuevo.
• En el cuadro de diálogo Nuevo Informe, haga clic en Vista diseño.
• Elija el nombre de la tabla o consulta que contiene los datos en los que desea basar el informe. (Si desea un informe independiente, no seleccione nada de esta lista)
• Haga clic en Aceptar.

Crear un informe con un asistente

• En la ventana Base de datos, haga clic en la ficha Informes.
• Elija Nuevo.
• En el cuadro de diálogo Nuevo Informe, elija el asistente que desea utilizar. Una descripción del asistente aparece en el lado izquierdo del cuadro de texto.
• Elija la tabla o consulta que contiene los datos en los que desea basar su informe.
  Nota: Microsoft Access utiliza esa tabla o consulta como el origen de datos predeterminada para el informe. Sin embargo, puede cambiar el origen de datos del asistente y seleccionar campos de otras tablas y consultas.
  Haga clic en Aceptar.

Páginas de acceso a datos: definición y funcionamiento

Una página de acceso a datos es un tipo especial de página Web diseñada para ver datos y trabajar con ellos desde Internet o desde una intranet; los datos están almacenados en una base de datos de Microsoft Access o en una base de datos de Microsoft SQL Server. La página de acceso a datos también puede incluir datos de otros orígenes como, por ejemplo, Microsoft Excel.

Diseñar diferentes tipos de páginas de acceso a datos

Puede diseñar páginas de acceso a datos en la vista Diseño de página de Microsoft Access. La página es un archivo independiente que se almacena fuera de Microsoft Access; sin embargo, cuando se crea el archivo, Microsoft Access agrega automáticamente un acceso directo al archivo en la ventana Base de datos. El diseño de páginas de acceso a datos es similar al diseño de formularios e informes; se pueden utilizar elementos tales como una lista de campos, el cuadro de herramientas, controles, el cuadro de diálogo Ordenar y agrupar, etc. Sin embargo, hay algunas diferencias importantes en el modo de diseñar e interactuar con páginas de acceso a datos en contraposición con formularios e informes. El modo de diseñar la página dependerá de cuál vaya a ser su utilización:

· Informe interactivo: Este tipo de página de acceso a datos se utiliza con frecuencia para consolidar y agrupar información almacenada en la base de datos, y para publicar posteriormente resúmenes de los datos. Por ejemplo, una página puede publicar la evolución de las ventas para cada una de las regiones en que se estén realizando actividades comerciales. La utilización de indicadores de expansión, permite pasar de un resumen general de la información como, por ejemplo, una lista de todas las regiones y sus totales de ventas combinados, a los detalles específicos de ventas individuales en cada región. Aunque la página de acceso a datos también puede proporcionar botones de barra de herramientas para ordenar y filtrar los datos, no se pueden modificar datos en este tipo de página.

· Entrada de datos: Este tipo de página de acceso a datos se utiliza para ver, agregar y modificar registros.

· Análisis de datos: Este tipo de página de acceso a datos puede incluir listas de tabla dinámica, que son similares a los formularios de tabla dinámica de Microsoft Access o a los informes de tabla dinámica de Microsoft Excel; esto permite reorganizar los datos para analizarlos de diferentes maneras. La página puede contener un gráfico que se podría utilizar para analizar tendencias, detectar modelos y comparar datos en la base de datos en uso. Asimismo, la página puede contener una hoja de cálculo en la que se podrían especificar y modificar datos, y utilizar fórmulas para realizar cálculos al igual que en Microsoft Excel.

Utilizar páginas de acceso a datos en Internet Explorer

Una página de acceso a datos está conectada directamente a una base de datos. Cuando los usuarios muestran la página de acceso a datos en Microsoft Internet Explorer, están viendo su propia copia de la página. Esto significa que las operaciones de filtrar y ordenar, así como los cambios que se efectúen en la forma de presentar los datos, incluidos los cambios que se realicen en una lista de tabla dinámica o en una hoja de cálculo, sólo afectarán a las respectivas copias de la página de acceso a datos. Sin embargo, los cambios que se efectúen en los propios datos como, por ejemplo, modificar valores, y agregar o eliminar datos, se almacenarán en la base de datos principal y, por lo tanto, estarán disponibles para todos los usuarios que estén viendo la página de acceso a datos.
Los usuarios pueden obtener ayuda sobre cómo trabajar con la página en Internet Explorer haciendo clic en el botón de ayuda situado en la barra de herramientas de exploración de registros. El archivo de ayuda que se muestra se incluye automáticamente con cualquier página de acceso a datos publicada con una barra de herramientas de exploración de registros. Si elimina la barra de herramientas de exploración de registros o si deshabilita el botón de ayuda incluido en la misma, debe proporcionar instrucciones para los usuarios que vayan a utilizar la página.

Nota: Para ver y trabajar con la página de acceso a datos en Internet o en una intranet, los usuarios necesitan tener Microsoft Internet Explorer 5 y una licencia para utilizar Microsoft Office 2000.

Utilizar páginas de acceso a datos en Microsoft Access

También se puede trabajar con una página de acceso a datos en la vista Página de Microsoft Access. Las páginas de acceso a datos pueden ser un complemento de los formularios e informes que se utilizan en la aplicación de base de datos en uso. A la hora de decidir si se diseña una página de acceso a datos, un formulario o un informe, conviene tener en cuenta las tareas que se desean ejecutar.
Se puede obtener ayuda sobre cómo trabajar con la página en la vista Página haciendo clic en el botón de ayuda situado en la barra de herramientas de la vista Página para mostrar la Ayuda de Access. Si se hace clic en el botón de ayuda de una barra de herramientas de exploración de registros situada en la página, se mostrará la Ayuda para trabajar con la página en Internet Explorer. Como se ha indicado anteriormente, este archivo de ayuda se incluye automáticamente con cualquier página de acceso a datos publicada con una barra de herramientas de exploración de registros. Se puede eliminar el botón de ayuda en las páginas que se utilicen exclusivamente en Access, o se puede modificar el botón para proporcionar Ayuda personalizada.

Crear una página de acceso a datos mediante Autopágina

Autopágina crea una página de acceso a datos que contiene todos los campos (excepto los campos que almacenan imágenes) y registros en la tabla, consulta o vista base.
1. En la ventana Base de datos, bajo la sección Objetos, haga clic en Páginas.
2. Haga clic en el botón Nuevo, en la barra de herramientas de la ventana Base de datos.
3. En el cuadro de diálogo Nueva página de acceso a datos, haga clic en Autopágina: en columnas. En la página de acceso a datos terminada, cada campo aparecerá en una línea diferente con una etiqueta a su izquierda.
4. Haga clic en la tabla, consulta o vista que contiene los datos en los que desea basar la página.
5. Haga clic en Aceptar.
Si la página obtenida no tiene el aspecto deseado, puede modificar la página en la vista Diseño.

Notas:
· Microsoft Access aplica el tema predeterminado a la página. Si no se ha establecido un tema predeterminado, Access utiliza el tema Contorno recto.
· Cuando se crea una página mediante Autopágina, Microsoft Access guarda automáticamente la página como un archivo HTML en la carpeta actual, y agrega un acceso directo a la página en la ventana Base de datos. Sitúe el puntero sobre el acceso directo en la ventana Base de datos para mostrar la ruta de acceso al archivo.

Crear una página de acceso a datos mediante un asistente

1. En la ventana Base de datos , bajo la sección Objetos , haga clic en Páginas.
2. Haga clic en el botón Nuevo, en la barra de herramientas de la ventana Base de datos.
3. En el cuadro de diálogo Nueva página de acceso a datos, haga clic en Asistente para páginas.
4. Haga clic en el nombre de la tabla, consulta o vista que incluye los datos en los que desea basar la página de acceso a datos.

Nota: No es necesario que realice ahora este paso. Puede especificar los orígenes de registros para la página en el asistente.
5. Haga clic en Aceptar.
6. Siga las indicaciones de los cuadros de diálogo del asistente.
Si la página obtenida no tiene el aspecto deseado, puede modificar la página en la vista Diseño.

Nota: Cuando se crea una página mediante un asistente, Microsoft Access guarda automáticamente la página como un archivo HTML en la carpeta actual, y agrega un acceso directo a la página en la ventana Base de datos. Sitúe el puntero del mouse (ratón) sobre el acceso directo en la ventana Base de datos para mostrar la ruta de acceso al archivo.

Quiero una Mascota

Incorporar una página Web existente a una página de acceso a datos

1. En la ventana Base de datos, bajo la sección Objetos , haga clic en Páginas.

2. Haga clic en el botón Nuevo, en la barra de herramientas de la ventana Base de datos.
3. En el cuadro de diálogo Nueva página de acceso a datos, haga clic en Página Web existente.
4. Haga clic en Aceptar.
5. En el cuadro de diálogo Buscar página Web, busque la página Web o archivo HTML que desea abrir.
6. Haga clic en Abrir.

Microsoft Access muestra la página en la vista Diseño, donde puede modificar la página.

  Usar los operadores !  y .  (punto) en las expresiones

Puede utilizar los operadores !  y .  (punto) en un identificador para indicar el tipo de elemento que va inmediatamente a continuación.
El operador ! indica que el elemento siguiente ha sido definido por el usuario (un elemento de una colección). Por ejemplo, puede usar el operador ! para hacer referencia a un formulario abierto, a un informe abierto o a un control de un formulario o informe abierto.

Identificador	Hace referencia a
Formularios![Pedidos]	El formulario abierto Pedidos
Informes![Factura]	El informe abierto Factura
Formularios![Pedidos]![IdPedido]	El control IdPedido del formulario abierto Pedidos

Operadores aritméticos

Si utiliza esta expresión	Microsoft Access presenta
=[Subtotal]+[Cargo]	La suma de los valores de los controles Subtotal y Cargo.
=[FechaRequerida]-[FechaEnviado]	La diferencia entre los valores de los controles FechaRequerida y FechaEnviado.
=[Precio]*1.06	El producto del valor del control Precio y 1.06 (incrementa un 6 por ciento al valor de Precio).
=[Cantidad]*[Precio]	El producto de los valores de los controles Cantidad y Precio.
=[TotalEmpleado]/[TotalPaís]	El cociente de los valores de los controles TotalEmpleado y TotalPaís

Operadores de comparación

El Operador de comparación debe ser uno de los siguientes: <, >, =, <=, >=, <>, Entre…y, Como, En.

Expresiones complejas

Una expresión compleja se crea combinando dos expresiones simples con los operadores Y u O. Una expresión compleja tiene una del as siguientes formas:

Expresión Simple Y Expresión Simple
o
Expresión Simple O Expresión Simple

Una expresión compleja es total o parcialmente optimizable dependiendo de si una o ambas expresiones simples son optimizables y de qué operador haya utilizado para combinarlas. Una expresión compleja es optimizable estas cosas son verdaderas:

La expresión utiliza Y u O para unir dos criterios.

Ambos criterios están compuestos de expresiones optimizables simples.

Crear una consulta

A menudo, Microsoft Access puede crear automáticamente una consulta de modo que el usuario no tenga que diseñar una desde cero.

Para crear una consulta con el fin de utilizarla como base de un formulario o informe, pruebe a utilizar los asistentes para formularios o informes. Estos asistentes crean el formulario o el informe, y si está basado en más de una tabla, también crean su instrucción SQL base. Si lo desea, puede guardar la instrucción SQL como una consulta.
Para crear fácilmente consultas que desea ejecutar de forma independiente o en las que desea basar varios formularios e informes, pruebe a utilizar uno de los asistentes para consultas. Los asistentes para consultas realizan todo el trabajo básico automáticamente una vez obtenidas respuestas a una serie de preguntas. Incluso aunque esté acostumbrado a crear consultas, tal vez desee utilizar un asistente para diseñar rápidamente la consulta. A continuación, puede cambiar a la vista Diseño para personalizarla.
Para crear consultas sobre filtros que creó usando Filtro por formulario, Filtro por selección o Filtro por entrada, guarde el filtro como una consulta.

Si ninguno de estos métodos satisface sus necesidades, puede crear la consulta desde cero en la vista Diseño de la consulta.

Crear una consulta de selección sin un asistente

• En la ventana Base de datos, haga clic en la ficha Consultas y, a continuación, haga clic en Nuevo.
• En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en Vista Diseño y, a continuación, elija Aceptar.
• En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga clic en la ficha que enumera los objetos con cuyos datos desea trabajar.
• Haga doble clic en el nombre de cada objeto que desea agregar a la consulta y, a continuación, haga clic en Cerrar.
• Si tiene varias tablas o consultas en la consulta, asegúrese de que están conectadas entre sí mediante una línea de combinación, de modo que Microsoft Access sepa cómo está relacionada la información. Si no están conectadas, cree usted mismo la línea de combinación.
• Si las tablas o consultas están combinadas, puede cambiar el tipo de combinación para que afecte a qué registros selecciona la consulta.
• Agregue campos a la consulta arrastrando los nombres de los campos desde la lista de campos hasta la cuadrícula de diseño
• Mejore la consulta; para ello, introduzca criterios, agregue un orden, cree campos calculados, calcule la suma, el promedio, la cuenta u otro tipo de total con los datos recuperados o modifique de otro modo el diseño de la consulta.
• Para guardar la consulta, haga clic en Guardar en la barra de herramientas. Escriba un nombre que siga las reglas para nombrar objetos de Microsoft Access y elija Aceptar.
• Para ver el resultado de la consulta, haga clic en Ver en la barra de herramientas.

Elementos de la ventana de diseño

• Barra de título
• Zona de datos
• Cuadrícula QBE
• Barra de separación
• Barra de herramientas
• La cuadrícula QBE se compone de cinco filas:

Campo: Indica los campos que se van a utilizar en la consulta.

Orden: Indica si el resultado de la consulta se va a presentar ordenado por algún campo y si dicha clasificación será alfabética, numérica, etc.

Mostrar: Permite ocultar un campo para que no aparezca en el resultado de la consulta.

Criterios: Es la primera fila que se puede usar para indicar a Access cuál es nuestra consulta. La forma de hacerlo es por medio de condiciones o criterios.

O: Esta fila, y las que están debajo de ella, también se utilizan para definir la consulta. Se llaman filas de criterios o filas de condiciones.

Agregar campos a la consulta

En una consulta, agregue sólo aquellos campos cuyos datos desee visualizar, establecer con ellos los criterios, agrupar por, actualizar u ordenar.

Abra la consulta en la vista Diseño, o abra un formulario u hoja de datos y presente la ventana Filtro u orden avanzado.
En una consulta, asegúrese de que la lista de campos de la tabla o consulta que contiene los campos que desea agregar aparece en la parte superior de la ventana. Puede agregar una tabla o consulta si la lista de campos que necesita no está en la consulta.
Seleccione uno o más campos de la lista de campos y arrástrelos a las columnas de la cuadrícula, o haga doble clic sobre el nombre de campo a añadir a la consulta para que éste se añada automáticamente sin necesidad de arrastrarlo.

Si queremos agregar todos los campos hacemos doble clic en la barra de título de la tabla a añadir, con esto conseguimos que se autoseleccionen todos los campos, seguidamente pinchamos uno de ellos y sin soltar el botón del ratón lo arrastramos a la cuadrícula, con lo que obtenemos una consulta con todos los campos. También podemos hacer doble clic sobre el asterisco que aparece antes de los campos, pero en este caso se agregarán todos los campos, pero no los veremos en pantalla para poder hacer una consulta particular sobre el campo determinado, con lo que tendríamos que añadir dicho campo haciendo doble clic sobre él y luego poniendo los criterios que deseamos.

Introducir criterios en una consulta

• Abra una consulta en la vista Diseño o muestre la ventana Filtro u orden avanzado de una tabla, consulta o formulario.
• Haga clic en la primera celda Criterios del campo para el cual desea establecer criterios.
• Escriba la expresión de los criterios directamente o mediante el Generador de expresiones.
• Para introducir otra expresión en el mismo campo o en otro campo, sitúese en la celda Criterios apropiada y escriba la expresión.

Ejecutar la consulta

Haga clic en Ejecutar en la barra de herramientas para ejecutar la consulta o seleccionando el comando Ejecutar del menú Consulta.

Propiedades de las consultas

Las propiedades más importantes son:

Descripción: Sirve para describir la consulta.

Salida de todos los campos: Si activamos la opción Sí aparecerán todos los campos en la cuadrícula QBE.

Valores superiores: Permite ver sólo los valores superiores de un campo. Si escribimos 10, de los registros que cumplan los criterios, nos mostrará los 10 valores más altos.

Valores únicos: Sólo mostrará registros en que los valores de todos los campos sean únicos.

Registros únicos: muestra sólo los valores sin repetir.

Campos calculados

Campo definido en una consulta que presenta el resultado de una expresión en lugar de datos almacenados. El valor se vuelve a calcular cada vez que cambia algún valor en la expresión. Un control calculado es un control en un formulario o informe que presenta el resultado de una expresión en lugar de datos almacenados. El nombre aparece antes de la expresión y va seguido por dos puntos. En una hoja de datos, este nombre es el encabezado de la columna.
En el caso de cálculos personalizados, necesita crear un nuevo campo calculado directamente en la cuadrícula de diseño. Para crear un campo calculado, escriba una expresión en una celda en blanco Campo en la cuadrícula de diseño de la consulta.
La expresión puede constar de cálculos múltiples; por ejemplo, Suma([UnidadesEnExistencia]+ [UnidadesEnPedido]). También puede especificar los criterios por los que un campo calculado puede afectar a los resultados del cálculo.

Crear un formulario

Puede crear un formulario usted solo o hacer que Microsoft Access cree un formulario automáticamente mediante un Asistente para formularios. Un asistente acelera el proceso de creación de un formulario ya que realiza automáticamente todo el trabajo básico. Cuando se utiliza un Asistente para formularios, Microsoft Access solicita información y crea un formulario basado en las respuestas. Aunque tenga experiencia en la creación de formularios, puede que desee utilizar un Asistente para formularios para organizar rápidamente todos los controles en el formulario. A continuación, puede cambiar a la vista Diseño para personalizar el formulario.

Tipos de formularios

Columna simple: El formulario obtenido muestra todos los campos de un registro en una única columna.

Tabular: El formulario tiene la estructura de tabla: registros en fila y campos en columnas.

Gráfico: se abre el asistente para gráficos.

Principal/subformulario: asistente para usar varias tablas o consultas en un mismo formulario.

Automático: crea un formulario de columna simple sin preguntar nada al usuario.

Secciones de un formulario

Encabezado del formulario: Un encabezado de formulario muestra información que desea mostrar para cada registro, como un título para el formulario o botones de comando que abren formularios relacionados o llevan a cabo otras tareas. Los encabezados de formulario aparecen en la parte superior de la pantalla en la vista Formulario y en la parte superior de la primera página una vez impresa.

Encabezado de página: Un encabezado de página muestra información tal como títulos, gráficos, encabezados de columna o cualquier información que se desee en la parte superior de cada página impresa. Los encabezados de página sólo aparecen en formularios impresos.

Sección Detalle: Una sección Detalle muestra registros. Puede mostrar un registro en la pantalla o página o puede mostrar tantos como se pueden ajustar.

Pie de página: Un pie de página muestra información tal como la fecha, el número de página o cualquier información que desee en la parte inferior de cada página impresa. Los pies de página sólo aparecen en formularios impresos.

Pie del formulario: Un pie de formulario muestra información que desea mostrar para cada registro tal como botones de comando instrucciones para usar el formulario. Los pies de formulario aparecen sólo en la parte inferior de la pantalla en la vista Formulario o después de la última sección Detalle de la última página una vez impresa.

Controles: Qué son y cómo funcionan

Toda la información de un formulario o informe está contenida en los controles. Los controles son objetos de un formulario o informe que muestran datos, realizan acciones o decoran el formulario o el informe.
Microsoft Access incluye los siguientes tipos de controles, a los cuales se puede tener accesoa través del cuadro de herramientas en la vista Diseño del formulario o en la vista Diseño del informe: cuadro de texto, etiqueta, grupo de opciones, botón de opción, casilla de verificación, botón de alternar, cuadro combinado, cuadro de lista, botón de comando, imagen, marco de objeto dependiente, marco de objeto independiente, subformulario/subinforme, salto de página, línea, rectángulo y controles personalizados ActiveX.
Los controles pueden ser dependientes, independientes o calculados. Un control dependiente está unido a un campo de una tabla o consulta base. Los controles dependientes se utilizan para mostrar, introducir y actualizar valores de los campos de la base de datos. Un control calculado utiliza una expresión como origen de los datos. Una expresión puede utilizar datos de un campo de una tabla o consulta base de un formulario o informe o bien datos de otro control del formulario o informe. Un control independiente no tiene un origen de los datos. Puede utilizar los controles independientes para mostrar información, líneas, rectángulos e imágenes.

Etiquetas: El usuario utiliza etiquetas en un formulario o informe para presentar texto de tipo descriptivo, como títulos, rótulos o breves instrucciones.

Cuadro de texto: Los cuadros de texto se utilizan en un formulario o informe para presentar los datos de una tabla, consulta o instrucción SQL.

Grupo de opciones: Puede utilizar un grupo de opciones en un formulario o informe para presentar un conjunto limitado de alternativas. Un grupo de opciones hace fácil seleccionar un valor, ya que sólo tiene que hacer clic en el valor que desee. Sólo se puede elegir una opción cada vez de entre un grupo de opciones.

Botón de opción: Puede utilizar un botón de opción en un formulario como un control individual para presentar un valor Sí/No de una tabla, consulta o instrucción SQL base.

Casilla de verificación: Puede utilizar una casilla de verificación en un formulario o informe como un control individual para presentar un valor Sí/No de una tabla, consulta o instrucción SQL base.

Botón de alternar: Puede utilizar un botón de alternar en un formulario como un control individual para presentar un valor Sí/No de una tabla, consulta o instrucción SQL base.

Cuadros combinados: En muchos casos, es más rápido y fácil seleccionar un valor de una lista que recordar un valor para teclearlo. Con un cuadro combinado, puede hacer una de las dos cosas sin utilizar demasiado espacio en un formulario. Un cuadro combinado es como un cuadro de texto y un cuadro de lista combinados.

Cuadros de lista: En muchos casos, es más rápido y fácil seleccionar un valor de una lista que recordar un valor para teclearlo. Una lista de posibilidades ayuda también a asegurar que el valor que se ha introducido en el campo es correcto.

Botón de comando: Un botón de comando se utiliza en un formulario para iniciar una acción o un conjunto de acciones.

Subformularios: Un subformulario es un formulario dentro de un formulario. El formulario primario se llama formulario principal y el formulario dentro del formulario se llama subformulario.

Marco de objeto independiente: Inserta un marco para incluir un objeto OLE no dependiente del contenido de un campo.

Marco de objeto dependiente: Inserta un marco en el que se incluirá un valor de un campo OLE determinado.

Línea: Inserta una línea en el formulario.

Rectángulo: Inserta un rectángulo.

Salto de página: Inserta un salto de página.

Control ficha: Puede utilizar un control ficha para presentar varias páginas de información como un solo conjunto de información.