Lo nuevo acerca de las barras de herramientas, barras de menús y menús contextuales

Con las barras de herramientas, barras de menús y menús contextuales incluidos en Microsoft Access 2000, puede organizar comandos según desee para poder encontrarlos y utilizarlos rápidamente.
· Usar barras de herramientas y menús personalizados: Expanda un menú para mostrar todos los comandos y seleccione uno de ellos para agregarlo a un menú personalizado. Access 2000 ajusta los menús y las barras de herramientas a medida que trabaja con ellos, de forma que aparezcan los comandos y los botones de barra de herramientas más utilizados.
· Situar las barras de herramientas unas cerca de otras: Haga clic en Más botones si no hay espacio suficiente en la barra de herramientas para que aparezca un botón que esté buscando. Ajuste el tamaño de la barra de herramientas si necesita espacio para más botones. Después de hacer clic sobre un botón, éste aparecerá en la barra de herramientas con los botones que haya utilizado más recientemente.
· Asignar un hipervínculo a un botón de barra de herramientas o a un comando de menú: Asigne un hipervínculo a un botón de barra de herramientas o a un comando de menú para facilitar el acceso a una ubicación de su equipo, una red, una intranet o Internet.

Lo nuevo acerca de la seguridad, mantenimiento y conversión de una base de datos:

· Proteger su base de datos de Access con el Asistente para seguridad por usuarios: El Asistente para seguridad por usuarios ahora es más fácil de utilizar y es el método más adecuado para definir la seguridad para los usuarios en una base de datos de Microsoft Access para los esquemas de seguridad más habituales.
· Proteger su código mediante una contraseña de Visual Basic para Aplicaciones: Los módulos y los módulos que se encuentran tras los formularios e informes ahora están protegidos mediante una contraseña de Visual Basic para Aplicaciones (VBA) que se puede crear en el Editor de Visual Basic; ya no están protegidos por la seguridad para usuarios.
· Usar la utilidad de compactación mejorada: Compactar bases de datos de Microsoft Access y proyectos de Microsoft Access con una utilidad mejorada que combina la compactación y la reparación en un único proceso, y resulta más seguro y eficaz.
· Compactar automáticamente: Seleccione Compactar al cerrar para compactar automáticamente una base de datos de Microsoft Access o un proyecto de Microsoft Access al cerrarlo.
· Convertir una base de datos al formato de Microsoft Access 97: Convertir una base de datos de Access 2000 al formato de archivo de Access 97.

Novedades sobre cómo trabajar en Internet

Microsoft Access proporciona nuevas funciones que se han diseñado para facilitar el uso de Internet. Se necesita un explorador Web como, por ejemplo, Microsoft Internet Explorer y un módem, una conexión de intranet u otra conexión de red para tener acceso a Internet y aprovechar las ventajas que ofrecen algunas de estas nuevas funciones.
· Crear páginas de acceso a datos: Cree páginas Web que se puedan utilizar para agregar, modificar, ver o manipular datos actuales en una base de datos de Microsoft Access o de Microsoft SQL Server.
· Colaborar a través de una intranet o de Internet: Utilice NetMeeting para colaborar con otros usuarios en una base de datos de Microsoft Access o en un proyecto de Microsoft Access.
· Asignar un hipervínculo a un botón de barra de herramientas o a un comando de menú: Asigne un hipervínculo a un botón de la barra de herramientas o a un comando de menú para facilitar el acceso a una ubicación en su equipo, una red, una intranet o Internet.

Lo nuevo acerca del trabajo con otras aplicaciones

Microsoft Access 2000 ofrece características nuevas para trabajar con otros productos.

· Trabajar con Microsoft SQL Server: Crear un proyecto de Microsoft Access que sea fácil de conectar a una base de datos de Microsoft SQL, o utilizar el Asistente para bases de datos de Microsoft SQL Server para crear rápidamente una base de datos de SQL Server y un proyecto de Access a la vez. Trabajar con un proyecto de Access es similar a trabajar con una base de datos de Microsoft Access, el proceso de crear formularios, informes, páginas de acceso a datos, macros y módulos es el mismo. Una vez que conecte con una base de datos de SQL Server, puede ver, crear, modificar y eliminar tablas, vistas, procedimientos almacenados y diagramas de base de datos mediante las herramientas de diseño de Microsoft SQL Server.
· Crear una nueva base de datos de Access a partir de datos en un formato de archivo diferente: Simplemente abra el archivo que tiene un formato diferente, como por ejemplo formato de texto, de hoja de cálculo, dBASE o Paradox, en Access; Microsoft Access crea automáticamente una base de datos de Access y vincula el archivo.
· Importar o vincular datos de Microsoft Outlook o Microsoft Exchange: Usar el Asistente de Exchange/Outlook para importar o vincular datos de Microsoft Outlook y Microsoft Exchange Server. Por ejemplo, podría querer vincular con la carpeta de contactos de Microsoft Outlook y, a continuación, crear cartas de formularios y etiquetas postales combinando los datos con el Asistente para combinar de correspondencia de Microsoft Word.

Lo nuevo en las aplicaciones de ejemplo

Las aplicaciones de ejemplo que puede instalar con Microsoft Access proporcionan ejemplos documentados que muestran cómo crear y personalizar bases de datos de Microsoft Access con todos las características.
Importadores Neptuno: La aplicación de ejemplo Neptuno está diseñada para nuevos usuarios de bases de datos de Microsoft Access. Neptuno incluye datos que puede manipular, y formularios, informes, páginas de acceso a datos y otros objetos de bases de datos que puede utilizar como modelos para sus propias bases de datos.
 NeptunoCS: La aplicación de ejemplo NeptunoCS incluye una secuencia de comandos SQL que crea la base de datos Neptuno en Microsoft SQL Server y un proyecto de Microsoft Access que se conecta a la base de datos Neptuno. El proyecto de Access incluye formularios, informes, páginas de acceso a datos y otros objetos de base de datos que puede utilizar como modelos en sus propios proyectos de Access.

Gestión de bases de datos

Operaciones básicas que podemos realizar con las bases de datos y su contenido:

• Crear una base de datos.
• Introducir datos en una base de datos.
• Modificar información existente.
• Eliminar información de la base de datos.
• Buscar un dato en concreto.
• Clasificar los registros de la base de datos.
• Copiar el contenido de una base de datos en otra.
• Realizar consultas sobre el contenido de una base de datos.
• Realizar cálculos basándose en el contenido de una base de datos.
• Imprimir los datos existentes.
• Eliminar una base de datos.
• Asignar nombre a una base de datos.

Determinar la finalidad de la base de datos: El primer paso para diseñar una base de datos de Microsoft Access es determinar la finalidad de la base de datos y cómo se utiliza. Debe saber qué información desea obtener de la base de datos. A partir de ahí, puede determinar sobre qué asuntos necesita almacenar hechos (las tablas) y qué hechos necesita almacenar sobre cada asunto (los campos de las tablas). Hable con los demás usuarios que utilizarán la base de datos. Piense detenidamente en las preguntas que desea que responda la base de datos. Realice bocetos de los informes que desea que produzca. Reúna los formularios que utiliza actualmente para registrar los datos. Examine bases de datos bien diseñadas similares a la que va a diseñar.

Determinar las tablas que se necesitan: Determinar las tablas puede ser el paso más complicado del proceso de diseño de la base de datos. Esto se debe a que los resultados que desea obtener de la base de datos (los informes que desea imprimir, los formularios que desea utilizar, las preguntas para las que desea respuestas) no proporcionan pistas necesariamente acerca de la estructura de las tablas que los producen.
No es necesario que diseñe las tablas mediante Microsoft Access. De hecho, posiblemente sea más conveniente realizar un boceto en papel de la base de datos y trabajar sobre el diseño primero. Al diseñar las tablas, divida la información teniendo en cuenta los siguientes principios de diseño fundamentales:
Una tabla no debe contener información duplicada y la información no debe duplicarse entre las tablas. Cuando cada elemento de información está almacenado en una tabla, se actualiza en un solo lugar. Esto resulta más eficiente y elimina la posibilidad de que existan entradas duplicadas que contengan información diferente. Por ejemplo, probablemente desee almacenar la dirección y el número de teléfono de cada cliente una sola vez en una sola tabla.
Cada tabla debe contener información sobre un asunto.
Cuando cada tabla contiene hechos sólo sobre un asunto, puede mantener la información acerca de cada asunto independientemente de otros asuntos. Por ejemplo, puede almacenar las direcciones de los clientes en una tabla diferente de los pedidos de los clientes, de modo que pueda eliminar un pedido y conservar a la vez la información sobre el cliente

Determinar los campos que se necesitan: Cada tabla contiene información acerca del mismo asunto, y cada campo de una tabla contiene hechos individuales sobre el asunto de la tabla. Por ejemplo, la tabla de Clientes puede incluir los campos del nombre de la compañía, la dirección, la ciudad, el país y el número de teléfono. Al realizar bocetos de los campos para cada tabla, tenga en cuenta estas sugerencias:

• Relacione cada campo directamente con el asunto de la tabla.
• No incluya datos derivados ni calculados (datos que son el resultado de una expresión).
• Incluya toda la información que necesite.
• Almacene información en sus partes lógicas más pequeñas (por ejemplo, Nombre y Apellidos, en lugar del Nombre completo.

Identificar los campos con valores exclusivos: Para que Microsoft Access conecte información almacenada en tablas independientes (por ejemplo, para conectar a un cliente con todos los pedidos del cliente), cada tabla de la base de datos debe incluir un campo o un conjunto de campos que identifiquen de forma exclusiva cada registro individual de la tabla. Este campo o conjunto de campos se denomina clave principal.

Determinar las relaciones entre las tablas: Ahora que ha dividido la información en tablas y que ha identificado los campos de clave principal, necesita una forma de indicar a Microsoft Access cómo volver a reunir toda la información relacionada de un modo significativo. Para ello, debe definir relaciones entre las tablas.
Puede resultar útil ver las relaciones de una base de datos bien diseñada existente. Para ver las relaciones de la base de datos de ejemplo Neptuno, abra la base de datos Neptuno.mdb y en el menú Herramientas elija Relaciones.

Precisar el diseño: Una vez diseñadas las tablas, los campos y las relaciones que necesita, es el momento de estudiar el diseño y detectar los posibles fallos que puedan quedar. Es más sencillo cambiar el diseño de la base de datos ahora que una vez que haya rellenado las tablas con datos.
Utilice Microsoft Access para crear las tablas, especificar relaciones entre las tablas e introducir algunos registros de datos en cada tabla. Observe si puede utilizar la base de datos para obtener las respuestas que desee. Cree bocetos de los formularios e informes y compruebe si muestran los datos que desea. Busque duplicaciones de datos innecesarias y elimínelas.

Introducir datos y crear otros objetos de la base de datos: Cuando considere que la estructura de las tablas cumple los objetivos de diseño descritos anteriormente, es el momento de comenzar a agregar los datos existentes a las tablas. A continuación, puede crear las consultas, formularios, informes, macros y módulos que desee.

Utilizar las herramientas de análisis de Microsoft Access: Microsoft Access incluye dos herramientas que pueden ayudarle a precisar el diseño de la base de datos. El Asistente para analizar tablas puede analizar el diseño de una tabla, proponer nuevas estructuras de tablas y relaciones si es conveniente y reestructurar una tabla en nuevas tablas relacionadas si es necesario.
El Analizador de rendimiento puede analizar la base de datos completa y realizar recomendaciones y sugerencias para mejorarla. El asistente también puede implantar estas recomendaciones y sugerencias