Crear una base de datos

Microsoft Access proporciona dos métodos para crear una base de datos. Se puede crear una base de datos en blanco y agregarle más tarde las tablas, formularios, informes y otros objetos; éste es el método más flexible pero requiere que cada elemento de la base de datos sea definido de forma separada. El segundo método consiste en usar un Asistente que crea en una sola operación las tablas, formularios e informes necesarios para el tipo de base de datos elegido por el usuario; ésta es la forma más sencilla de empezar a crear una base de datos. En ambos casos, después de haber creado su base de datos podrá modificarla y extenderla cuando lo desee.

Crear una base de datos sin usar un asistente: 1) Al iniciar Microsoft Access aparece automáticamente un cuadro de diálogo con opciones para crear una nueva base de datos o abrir una base de datos existente. Si aparece este cuadro de diálogo, haga clic en Base de datos en blanco y luego en Aceptar. Si ya tiene una base de datos abierta o si ha cerrado el cuadro de inicio, haga clic en Nueva base de datos en la barra de herramientas y luego haga doble clic en el icono Base de datos en blanco en la ficha General. 2) Especifique un nombre y una ubicación para la base de datos y haga clic en Crear.
Después de crear una base de datos en blanco, debe seguir algunos pasos adicionales para definir los objetos que formarán su base de datos.

Convertir una base de datos de una versión anterior a Access 2000

1. Haga una copia de seguridad de la base de datos de Access que va a convertir, para guardarla hasta que se sienta cómodo trabajando con la base de datos de Microsoft Access 2000.
2. Cierre la base de datos de Access que va a convertir.
Si la base de datos es una base de datos multiusuario ubicada en un servidor o en una carpeta compartida, asegúrese de que no está abierta por ningún otro usuario o aplicación.
3. En Microsoft Access 2000, seleccione Utilidades de la base de datos en el menú Herramientas, a continuación haga clic en Convertir base de datos y, por último, haga clic en A la versión de la base de datos de Access actual.
4. En el cuadro de diálogo Base de datos a convertir, seleccione la base de datos que desea convertir y, a continuación, haga clic en Convertir.
5. En el cuadro de diálogo Convertir la base de datos en, realice uno de estos pasos:
o Escriba un nuevo nombre (sin la extensión .mdb) para el archivo de la base de datos de Microsoft Access 2000.
o Seleccione una ubicación diferente para el archivo de la base de datos de Microsoft Access 97. (Puede conservar el mismo nombre o puede cambiarlo).
No se puede convertir una base de datos de Access en un archivo que tenga el mismo nombre y ubicación que la base de datos original.
6. Haga clic en Guardar.
Microsoft Access convierte la base de datos al formato de Access 2000.

Convertir una base de datos de Access 2000 a Access 97

1. Abra la base de datos de Microsoft Access que desee convertir. Si es una base de datos multiusuario ubicada en un servidor o en una carpeta compartida, hay que asegurarse de que ningún otro usuario la tiene abierta.
Importante: Si ha protegido el código de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA), debe facilitar la contraseña antes de convertir la base de datos de Access. Para facilitar la contraseña, inicie Microsoft Visual Basic abriendo un módulo. A continuación, haga clic en Propiedades de nombrebasededatos en el menúHerramientas y escriba la contraseña en el cuadro de diálogo Contraseña de nombrebasededatos.
Si convierte una base de datos protegida de Access, debe disponer de permisos de apertura y ejecución y apertura en modo exclusivo en la propia base de datos, así como permisos de lectura y diseño en todos los objetos de la misma. Para proteger la base de datos convertida, ábrala en Microsoft Access 97 y aplique la seguridad por usuarios.
2. En el menú Herramientas, seleccione Utilidades de la base de datos, haga clic en Convertir la base de datos y, a continuación, haga clic en A una versión anterior de la base de datos de Access.
3. En el cuadro de diálogo Convertir la base de datos en, escriba el nombre de la nueva base de datos de la versión anterior que desee crear en el cuadro Nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Guardar.

Crear una tabla

Existen dos formas de crear una tabla en Microsoft Access. Puede crear una tabla en blanco (vacía) para introducir sus propios datos o bien puede crear una tabla utilizando datos existentes procedentes de otro origen.

Crear una tabla nueva en blanco: Existen cuatro formas de crear una tabla en blanco (vacía) en Microsoft Access:

Utilizar el Asistente para bases de datos con el fin de crear en una sola operación todas las tablas, formularios e informes necesarios para una base de datos completa. El Asistente para bases de datos crea una base de datos nueva; no puede utilizarse para agregar tablas, formularios o informes nuevos a una base de datos existente.
Utilizar el Asistente para tablas para elegir los campos de la tabla entre una gran variedad de tablas predefinidas, como contactos de compañía, inventarios del hogar o registros médicos.
Introducir los datos directamente en una hoja de datos en blanco. Al guardar la nueva hoja de datos, Microsoft Access analiza los datos y le asigna automáticamente el tipo de datos y el formato apropiados para cada campo.
Utilizar la vista Diseño para especificar todos los detalles de la tabla partiendo desde cero.

Independientemente del método utilizado para crear una tabla, puede emplear la vista Diseño en cualquier momento para personalizar más su tabla, por ejemplo para agregarle campos nuevos, para establecer valores predeterminados o para crear máscaras de entrada.

Crear una tabla desde cero mediante la vista Diseño:

Si se encuentra en otra ventana, cámbiese a la ventana Base de datos. Puede presionar F11 para cambiar a la ventana Base de datos desde cualquier otra ventana.
Haga clic en la ficha Tablas y, a continuación, haga clic en Nuevo.
Haga doble clic en Vista Diseño.
Defina cada uno de los campos de la tabla.
Defina un campo de clave principal antes de guardar la tabla. Nota: No tiene que definir una clave principal, pero normalmente es conveniente hacerlo. Si no define una clave principal, Microsoft Access le preguntará si desea crear una clave principal automáticamente al guardar la tabla.
Cuando esté preparado para guardar la tabla, haga clic en Guardar en la barra de herramientas y, a continuación, escriba un nombre para la tabla que siga las reglas para nombrar objetos de Microsoft Access.

Crear una tabla con el Asistente para tablas:

Si se encuentra en otra ventana, cámbiese a la ventana Base de datos. Puede presionar F11 para cambiar a la ventana Base de datos desde cualquier otra ventana.
Haga clic en la ficha Tablas y, a continuación, haga clic en Nuevo.
Haga doble clic en Asistente para tablas.
Siga las indicaciones de los cuadros de diálogo del Asistente para tablas.

Reglas para dar nombre a los campos, controles y objetos

En Microsoft Access, los nombres de los campos, controles y objetos:

Procurar que describa el contenido que tendrá éste.
Pueden tener hasta 64 caracteres.
Pueden incluir cualquier combinación de letras, números, espacios y caracteres especiales, excepto el punto (.), el signo de admiración (!), el acento grave y los corchetes ([ ]).
No pueden comenzar por un espacio en blanco.
No pueden contener caracteres de control (valores ASCII de 0 a 31).

Aunque es posible incluir espacios en los nombres de los campos, controles y objetos, en la mayoría de los ejemplos de la documentación de Microsoft Access los nombres de los campos y controles aparecen sin espacios. En determinadas circunstancias, los nombres con espacios pueden producir conflictos en Visual Basic para aplicaciones.
Al dar nombre a un campo, control u objeto, es recomendable asegurarse de que no coincida con el nombre de una propiedad u otro elemento que utilice Microsoft Access. De lo contrario, la base de datos puede tener un comportamiento inesperado en algunas circunstancias.

Tipo de datos

Puede usar la propiedad Tipo de datos para especificar el tipo de datos almacenado en un campo de una tabla. El tipo de datos determina aspectos muy importantes sobre los datos que se podrán introducir en ese campo y sobre el propio campo. En concreto:

La clase de datos que se podrán introducir en el campo.
El espacio que Access reservará para los datos que se introduzcan en el campo.
Las operaciones que se podrán efectuar con los datos de ese campo.
Si se podrá utilizar ese campo como índice o para ordenar la tabla.

Descripción

En esta tercera columna se puede introducir, si se desea, una descripción más amplia del contenido y la finalidad del campo de lo que permite la columna del nombre. Esta descripción es útil tanto para usted, que es el diseñador de la tabla, como para un tercero que la vaya a utilizar más tarde, ya que aparece en la barra de estado cuando se seleccione el campo en un formulario, suministrando así más información al usuario.

Eliminar un campo de una tabla en la vista Diseño:

Abra la tabla en la vista Diseño.
Seleccione el campo o los campos que desea eliminar. Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas de ese campo. Para seleccionar un grupo de campos, arrastre el puntero por encima de los selectores de filas de esos campos.
Haga clic en Eliminar filas en la barra de herramientas.

Insertar un campo: Haga clic en el selector de fila del campo que esté encima del que quiere insertar el nuevo. A continuación pulse la tecla Ins o seleccione el comando Edición/Insertar fila. Access insertará una fila en blanco y ya podrá introducir los datos.

Mover un campo: Haga clic en el selector de fila del campo que quiere mover, a continuación haga clic sobre el selector con el ratón y arrástrelo a su nueva posición.

La clave principal

El último paso que hay que dar en el diseño de una tabla consiste en definir lo que se denomina la clave principal. Este paso es recomendable por dos motivos:

• Porque se incrementan la velocidad de las consultas y de otros procesos.
• Porque permite definir relaciones entre tablas.

Puede estar compuesta por uno o varios campos y su contenido identifica a cada registro de manera única.
Para establecer la clave principal hay que tener en cuenta lo siguiente:

• El contenido de ese campo debe ser distinto en todos los registros, por lo que no pueden contener valores iguales.
• La manera más rápida de acceder a un registro de una tabla es a través de la clave principal. Haga que los datos de ésta sean descriptivos y fáciles de recordar.
• Cuanto más pequeño sea el tamaño del campo más rápido funcionará la base de datos.

Establecer o cambiar la clave principal:

• Abra una tabla en la vista Diseño.
• Seleccione el campo o los campos que desea definir como clave principal. Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas del campo que desee. Para seleccionar varios campos, mantenga presionada la tecla CTRL y, a continuación, haga clic en el selector de filas de cada campo.
• Haga clic en Clave principal en la barra de herramientas.

Establecer propiedades de campos para personalizar la forma en que se guardan, tratan o muestran los datos: Cada campo dispone de un conjunto de propiedades que pueden utilizarse para personalizar la forma en que se guardan, tratan o muestran los datos. Por ejemplo, es posible controlar el número máximo de caracteres que pueden introducirse en un campo de Texto mediante el establecimiento de su propiedad Tamaño del campo. Las propiedades de un campo se establecen mediante la visualización de una tabla en la vista Diseño, la selección del campo situado en la parte superior de la ventana y la selección de la propiedad deseada en la parte inferior de la ventana.
Las propiedades disponibles para cada campo están determinadas por el tipo de datos seleccionado para el campo.

Cambiar el tamaño del campo para campos de Texto y Numéricos: Es posible controlar el número máximo de caracteres que pueden introducirse en un campo de texto o el intervalo y el tipo de valores numéricos que pueden introducirse en un campo Numérico.

• En la vista Diseño de la tabla, en la parte superior de la ventana, haga clic en el campo cuya propiedad Tamaño del campo desee establecer.
• En la parte inferior de la ventana, haga clic en el cuadro de la propiedad Tamaño del campo.
• Para un campo de Texto, escriba el número máximo de caracteres que puede admitir un campo (hasta 255 caracteres).
• Para un campo Numérico, haga clic en la flecha y seleccione el tamaño del campo que desee