Título

Puede usar la propiedad Título para proporcionar información útil al usuario mediante de títulos sobre los objetos en distintas vistas:

• Los títulos de campos especifican el texto de las etiquetas adjuntas a los controles creados al arrastrar un campo desde la lista de campos, y sirven como encabezados de columna para los campos en la vista Hoja de datos de una tabla o consulta.
• Los títulos de formularios especifican el texto que aparece en la barra de título en la vista formulario.
• Los títulos de informes especifican el título del informe en la Vista preliminar.

Valor predeterminado

Puede utilizar la propiedad Valor Predeterminado para especificar un valor que se introduce automáticamente en un campo cuando se crea un nuevo registro. Por ejemplo, en la tabla Direcciones puede establecer el valor predeterminado del campo Ciudad a Nueva York. Cuando los usuarios agregan un registro a la tabla, pueden aceptar este valor o introducir el nombre de una ciudad diferente.

Regla de validación y texto de validación

Puede utilizar la propiedad Regla de validación con el fin de especificar requisitos para los datos introducidos en un registro, un campo o un control. Cuando se introducen datos que infringen el valor de la propiedad Regla de validación, puede utilizar la propiedad Texto de validación para especificar el mensaje que se mostrará al usuario.

  Ejemplos de reglas de validación para campos:

Valor de Regla de validación	Valor de Texto de validación
<>0	Introduzca un valor distinto de cero.
0 O >100	El valor debe ser 0 o mayor que 100.
Como "K???"	El valor debe constar de cuatro caracteres y comenzar por la letra K.
<#1/1/96#	La fecha debe ser anterior a 1996.
>=#1/1/97# Y <#1/1/98#	La fecha debe pertenecer al año 1997.

Requerido

Puede usar la propiedad Requerido para especificar si es necesario que exista un valor en un campo. Si el valor de esta propiedad es Sí, al introducir datos en un registro deberá especificar un valor en el campo en cualquier control dependiente del mismo, y además el valor no podrá ser Nulo.

Permitir longitud cero

Puede usar la propiedad Permitir longitud cero para especificar si una cadena de longitud cero (" ") es una entrada válida para un campo de una tabla.

Uso de índices

Puede usar la propiedad Indexado para establecer un índice de un solo campo. Los índices hacen que las consultas basadas en los campos indexados sean más rápidas, y también aceleran las operaciones de ordenación y agrupación. Por ejemplo, si busca empleados basándose en un campo llamado Apellidos, puede crear un índice para este campo para hacer más rápida la búsqueda.

Valores

   La propiedad Indexado puede tener los valores siguientes:

Valor	Descripción
No	(Predeterminado) Sin índice.
Sí (Con duplicados)	El índice admite valores duplicados.
Sí (Sin duplicados)	El índice no admite valores duplicados.

Sólo puede establecer esta propiedad en la sección Propiedades del campo de la vista Diseño de la tabla. Puede establecer un índice de un solo campo estableciendo la propiedad Indexado en la sección Propiedades del campo de la vista Diseño de tabla. Para establecer índices formados por varios campos, abra la ventana Índices haciendo clic en el comando Índices del menú Ver.

Si agrega un índice de un solo campo en la ventana Índices, Microsoft Access establecerá Sí en la propiedad Indexado de ese campo.

Crear un índice para encontrar y ordenar registros más rápidamente

Un índice ayuda a Microsoft Access a encontrar y ordenar registros de forma más rápida. Microsoft Access utiliza los índices de una tabla como se utiliza un índice de un libro: para encontrar datos, busca la posición de los datos en el índice. Puede crear índices basados en un campo único o en campos múltiples. Los índices de campos múltiples permiten distinguir entre registros en los que el primer campo puede tener el mismo valor.

Decidir qué campos indizar

Es probable que desee indizar campos que busca frecuentemente, campos que ordena o campos que combina con campos de otras tablas de consultas. No obstante, los índices pueden ralentizar algunas consultas de acciones, como las consultas de datos anexados, cuando deban actualizarse los índices de muchos campos para realizar estas operaciones.

La clave principal de una tabla se indiza automáticamente y no es posible indizar un campo cuyo tipo de datos sea Memo, Hipervínculo u Objeto OLE. Para otros campos, debe considerar la indización de un campo si se dan las siguientes condiciones:

• El tipo de datos del campo es Texto, Numérico, Moneda o Fecha/Hora.
• Ha previsto buscar valores almacenados en el campo.
• Ha previsto ordenar los valores del campo.
• Ha previsto almacenar muchos valores diferentes en el campo. Si muchos de los valores del campo son iguales, es posible que el índice no acelere las consultas de forma significativa.

Índices de campos múltiples

Si cree que buscará u ordenará frecuentemente dos o más campos a la vez, puede crear un índice para esa combinación de campos. Por ejemplo, si suele establecer criterios para los campos Apellidos y Nombre de la misma consulta, tiene sentido crear un índice de campos múltiples en ambos campos. Al ordenar una tabla por un índice de campos múltiples, Microsoft Access ordena primero por el primer campo definido para el índice. Si existen registros que duplican los valores del primer campo, Microsoft Access ordena a continuación por el segundo campo definido para el índice, etc.

Crear un índice de campo único

• Abra una tabla en la vista Diseño.
• En la parte superior de la ventana, seleccione el campo en el que desea crear un índice.
• En la parte inferior de la ventana, haga clic en el cuadro de la propiedad Indexado y seleccione Sí (Con duplicados) o Sí (Sin duplicados).
• Seleccione la opción Sí (Sin duplicados) si desea asegurarse de que no existan dos registros con los mismos datos en este campo.

Crear un índice de campos múltiples

• Abra la tabla en la vista Diseño.
• Haga clic en Índices en la barra de herramientas.
• En la primera fila en blanco de la columna Nombre del índice, escriba el nombre para el índice. Puede nombrar el índice según el nombre de uno de los campos de índice o utilizar algún otro nombre apropiado.
• En la columna Nombre del campo, haga clic en la flecha y seleccione el primer campo para el índice.
• En la siguiente fila de la columna Nombre del campo, seleccione el segundo campo para el índice (deje la columna Nombre del índice en blanco en esa fila). Repita este paso hasta haber seleccionado todos los campos que desea incluir en este índice. Puede utilizar hasta 10 campos.

Compresión Unicode (Comprimir los datos en un campo Texto, Memo o Hipervínculo)

Microsoft Access 2000 utiliza el esquema de codificación de caracteres Unicode para representar los datos en un campo Texto, Memo o Hipervínculo. En Unicode, cada carácter viene representado por dos bytes en lugar de un único byte.

Un esquema de codificación que almacena cada carácter en un byte le limita a una sola página de códigos: un conjunto numerado que contiene un máximo de 256 caracteres. Sin embargo, Unicode puede admitir un máximo de 65.536 caracteres, pues representa cada carácter con dos bytes. Por ello, los datos de un campo Texto, Memo o Hipervínculo requieren un mayor espacio de almacenamiento que en versiones anteriores de Access.

Puede compensar este efecto de la representación de caracteres de Unicode y asegurar un óptimo funcionamiento estableciendo la propiedad Unicode Compression del campo a Sí. Esta es la opción predeterminada cuando crea un nuevo campo Texto, Memo o Hipervínculo. Cuando la propiedad Unicode Compression de un campo está establecida a Sí, los caracteres cuyo primer byte es 0 se comprimen al almacenarse y se descomprimen al recuperarse. Dado que el primer byte de un carácter latino (perteneciente a un idioma de Europa Occidental, como el inglés, español o alemán) es siempre 0, la representación de caracteres de Unicode no afecta al espacio de almacenamiento necesario para datos comprimidos cuando éstos estén formados exclusivamente por caracteres latinos.

Se puede almacenar en un solo campo cualquier combinación de caracteres admitida por Unicode. Sin embargo, si el primer byte de un carácter particular no es 0, ese carácter no se comprimirá.

Nota: Los datos de un campo Memo no se comprimen a menos que requiera 4.096 bytes o menos de espacio de almacenamiento tras la compresión. Por ello, puede que el contenido de un campo Memo se comprima en un registro, pero no se comprima en otro registro.

Caracteres comodín

Carácter(es) en modelo	Coincide con expresión
?	Cualquier carácter
*	Cero o más caracteres
#	Cualquier número (0 – 9)
[listacaracteres]	Cualquier carácter que esté en listacaracteres
[!listacaracteres]	Cualquier carácter que no esté en listacaracteres

Inmovilizar y liberar columnas en la vista Hoja de datos

Puede inmovilizar una o más de las columnas de una hoja de datos para que sean las que se encuentran más a la izquierda y sean visibles en todo momento sin importar a dónde se desplace.

Abra una tabla, consulta o formulario en la vista Hoja de Datos.

Seleccione las columnas que desee inmovilizar. Para seleccionar la columna, haga clic en el selector de campo de esa columna. Para seleccionar más de una de las columnas, haga clic en el selector de campo de dichas columnas y sin liberar el botón del ratón, arrastre éste para extender la selección.

Para inmovilizar las columnas seleccionadas, haga clic en Inmovilizar columnas en el menú Formato. Para liberar todas las columnas, haga clic en Liberar todas las columnas en el menú Formato.

¿Qué es una expresión?

Las expresiones son un componente fundamental de numerosas operaciones en Microsoft Access. Una expresión es una combinación de símbolos (identificadores, operadores y valores) que produce un resultado.

Por ejemplo, puede utilizar la expresión siguiente en un control de un formulario o de un informe para mostrar la suma de los valores de los controles Subtotal y Transporte:

= [Subtotal] + [Transporte]

Éstos son algunos ejemplos de operaciones comunes en las que se utilizan expresiones:

• Establecer una propiedad que define un control calculado, establecer una regla de validación o establecer un valor predeterminado de un campo.
• Introducir una expresión de criterio, crear un campo calculado o actualizar los registros de una consulta o filtro.
• Establecer una condición para realizar una acción o serie de acciones de una macro, o especificar argumentos para varias acciones.
• Especificar argumentos para funciones, instrucciones y métodos de procedimientos de Visual Basic para aplicaciones.
• Editar una consulta SQL en la vista SQL de la ventana Consulta o utilizar una instrucción SQL como valor de una propiedad o como argumento